El momento de despedir a un empleado es un de los más difíciles en la carrera de un ejecutivo (lo sé por experiencia propia). Es un momento negativo, con alto nivel de emoción (para quien es despedido) y dependiendo de la situación puede requerir sangre fría e improviso por parte del jefe. Por esto, la primera cosa que debes hacer es reconocer que es un proceso desagradable y nada confortable, independiente de las condiciones del despido.
Acepta esto y entiende que la preparación es el mejor camino para reducir el estrés del proceso.
Recuerda también que el fundamento de la relación empleado / jefe es la comunicación bidireccional. Si, como jefe, creaste una cultura de comunicación abierta, y cada empleado conoce su papel y su desempeño en la empresa, la comunicación de un despido debe ser más tranquila. Este es un proceso de largo plazo que debe ser cultivado en todos los momentos, buenos y malos.
En mis investigaciones encontré varias sugerencias de cómo realizar el proceso de despido de la forma más tranquila posible. Separé estas sugerencias de acuerdo a la fase del proceso:
1. Ten seguridad sobre tu decisión. Después de la comunicación al empleado, no existe vuelta atrás. Asegura que tu decisión esté basada en hechos concretos, si no debes dar una oportunidad más a la persona o si existen otras alternativas.
2. El empleado no puede tener una gran sorpresa al ser comunicado. En las últimas semanas o meses, su jefe directo debe haber dado avisos sobre su desempeño debajo de la media y la necesidad de mejora. Si los procesos de evaluación de personal de la empresa son eficientes, el empleado ya sabe que no está correspondiendo a las expectativas y el despido no será totalmente inesperado. Si el empleado se sorprende demasiado con la situación, debes evaluar tus métodos de gestión.
3. Prepara toda la documentación de soporte y garantiza que no existan huecos que permitirán procesos laborales en el futuro. Esta es una tarea que debe ser coordinada con RRHH. Para la reunión de despido, debes tener en manos documentos que soporten la decisión, como evaluaciones de desempeño y actas administrativas.
4. Define los detalles. Temas como: último sueldo, equipos que están con el empleado, si podrá quedarse hasta el final del día o la semana, asistencia que será ofrecida por la compañía, como regresará a casa (si usa el transporte de la empresa), etc., deben ser definidos previamente. Esto facilitará y acelerará el proceso.
5. Protege la información. Haz un respaldo de todos los archivos del empleado antes de comunicar el despido. No se trata de desconfianza, se trata de la seguridad del patrimonio intelectual de la organización.
6. Evita el exceso de confianza. Puedes pensar que conoces bien al empleado y que no necesitas tomar tanto cuidado en el proceso de despido, pero en realidad nunca pasaste por un momento tan fuerte con esta persona, y no sabes como será su reacción.
7. No dejes que la información salga por la empresa. Solamente deben saber del despido las personas estrictamente necesarias. La organización debe tener procesos que garanticen la confidencialidad de este tipo de información y el castigo de los que la rompan.
DURANTE LA REUNIÓN DE DESPIDO
1. Hazlo tu mismo. No delegues esta tarea a RRHH o a cualquier otra persona. El despido debe ser hecho por el jefe directo del empleado en aquél momento, aunque haya cambiado de área hace poco tiempo.
2. Es mejor hacerlo en el comienzo de la semana. De esta forma, el resto del equipo absorberá la noticia en los días siguientes y estarás disponibles para preguntas que aparezcan. También es mejor para la persona despedida, porque podrá tomar actitudes inmediatas con su carrera, y no pasar “sufriendo” el fin de semana.
3. Escoge el lugar y ambiente correctos. La reunión debe ser realizada en una sala cerrada, para evitar la humillación publica del despedido. Si la sala tiene paredes de vidrio, las cortinas deben ser cerradas. Evita cualquier tipo de exposición de la persona. Lo ideal es estar acompañado de una persona de RRHH que servirá de testigo y podrá contestar cualquier duda sobre procedimientos de despido.
4. Llama al empleado de la forma correcta. Llámalo o pasa por su mesa y pide que vaya hasta tu oficina, en un tono natural. No digas que hay malas noticias ni haz bromas. Debes ser solamente serio y breve.
5. Sé educado y cordial. Esto ayudará a mantener un clima tranquilo en la reunión. Además, no quieres crear un enemigo… quien sabe él es contratado por el departamento de compras de tu cliente.
6. No des vueltas con el tema. Una de las primeras frases que debes decir es algo como “Juan, esta reunión es para comunicarte que debido a ______, no podrás continuar trabajando en la empresa”. El empleado nunca debe tener la duda si la reunión es una llamada de atención o un despido. Esto solo creará más tensión.
7. Muestra seguridad. Cualquier hesitación de tu parte incentivará el despedido a decir algo más o cuestionar la decisión. Debes mirar en sus ojos y ser firme. Si te pregunta de quien fue la decisión, afirma que fue tuya (aunque no haya sido).
8. Explica todo, pero de forma breve. Debes explicar de forma muy clara la razón del despido, pero evita largas explicaciones o discusiones con el empleado. La decisión ya fue tomada, y cuanto más hablen sobre la causa, mayor será el stress involucrado. La excepción a la regla es cuando el empleado asume una postura muy abierta, acepta la causa del despido y te pide recomendaciones para mejorar en empleos futuros. Esto no es común, pero si sucede, usa tu experiencia para ayudarlo.
9. No te comprometas con lo que no puedes cumplir. Por ejemplo, el empelado puede pedir una carta de recomendación. Si no sabes si vas a dar esta carta, no digas que sí solamente para evitar el conflicto en el momento. Esto va en contra de la ética profesional y muestra debilidad en tu gestión.
10. Nunca pidas disculpa o hagas cumplimientos en exceso. Frases como “Disculpa tener que hacer esto…”, “Sé que no es justo, pero…” y “No quería tomar esta decisión…” solamente alimentarán los cuestionamientos y el nerviosismo del despedido. Si quieres destacar sus puntos positivos para motivarlo, haz esto de forma discreta, o también tendrás que explicar nuevamente porque no lo quieres en la empresa.
11. Ten paciencia. Después de escuchar la palabra “despido”, la persona pensará en mil cosas al mismo tiempo y probablemente no escuchará muy bien el resto de lo que digas. Debes estar listo para repetir algunas cosas y ser paciente. El momento es difícil para ti, pero para él es mucho peor.
12. La prevención es importante. En algunos casos el despedido puede perder la cabeza y ponerse verbalmente agresivo, y en algunas situaciones extremas hasta ser violento. Mantén la calma y deja que seguridad o la policía se encarguen del problema. Nunca respondas a las agresiones, verbales o físicas.
DESPUÉS
1. Documenta la reunión. Normalmente existe un proceso de RRHH para esto, pero de una forma u otra la información discutida debe ser registrada oficialmente en la empresa.
2. Comunica al equipo. Antes de que los rumores avancen, junta al grupo y explica breve y objetivamente la causa del despido, sin entrar en detalles que expongan al despedido.
Garantiza que no quede una impresión de injusticia. Aprovecha el momento para dejar claro que quien trabaja bien es premiado (si eso realmente ocurre) y que quien no tiene buen desempeño no puede ser parte de la organización. Refuerza la cultura de ejecución y beneficios por el mérito.
3. Reflexiona. El error no fue solamente del despedido. Fue también tuyo y de tu empresa, que no supo escoger a la persona correcta para la función, o no supo capacitarla y controlarla. Haz una evaluación de lo que podría cambiar en la organización para reducir los casos futuros de despido.
La lista es grande, pero seguramente no es completa. Existen diversos otros factores que pueden ser específicos para tu caso. Lo más importante es que cualquier despido debe ser cuidadosamente planeado. El improviso solamente causará problemas profesionales, éticos, gerenciales y legales.
Muy buen artículo, sólo discrepo en un par de cosas. Sobre “hazlo tu mismo” por desgracia los Responsables de Departamento siguen delegando esta tarea a los RRHH. Acabo de finalizar un proceso de restructuración donde han salido 22 personas y te garantizo que en ninguno de los despidos estaba su correspondiente jefe y eso que, previamente, en el Comité de Dirección les invité a comunicar la noticia ellos. En la otra parte que discrepo es referente a decirle que ha sido una “decisión tuya”. Siempre es una decisión de empresa ysiempre hay que pluralizar la comunicación. No le despide el responsable de RRHH le despide la Empresa y en un proceso de amortización de puestos es inevitable acudir a terminos plurales.
Por desgracia, porque es lo peor de mi trabajo, he tenido que despedir a menudo (mi especialización son las relaciones alborales) y nunca es agradable.
Hay que comunicarlo rápido, con decisión, en un lenguaje fácil y no dando pie a que se cree un dialogo. Cuando la persona sale por la puerta…esa es otra historia
En realidad estuviste de acuerdo conmigo en lo de “Hazlo tu mismo”
Ambos creemos que falta que los ejecutivos se involucren más con los procesos de despido, en lugar de entregar el problema a RRHH.
Sobre la “decisión tuya”, estás en lo correcto. Entretanto creo que lo que no se puede hacer es hechar la culpa a otra persona (”fue decisión de mi jefe, y no puedo hacer nada”).
De lo demás, totalmente de acuerdo.
Excelente artículo al cual muy poco se puede añadir como recomendaciones generales. Solo un punto adicional que me gustaría mencionarlo es sobre la contingencia.
Como supervisor inmediato del despedido debes haber planificado con tiempo lo que ocurrirá con las responsabilidades y tareas del cargo vacante, quién las ejecutará de forma temporal hasta que se contrate a una nueva persona, el darle la capacitación mínima necesaria sobre las funciones del puesto que cubrirá temporalmente y tener en cuenta que la persona que se encargará de esto por poco tiempo también tiene sus propias responsabilidades que posiblemente no atenderá con la eficiencia acostumbrada ya que se le duplica el trabajo. Es necesario tener bien claro este punto y entender que ciertas tareas se retrasarán por lo tanto una priorización de labores es necesaria. Es tu responsabilidad que por un despido, las tareas de ese puesto se vean abandonadas o vagamente cubiertas por no tener un plan de contingencia. Procesos de “cross training” son muy buenos en estos casos.
Hola Andres,
Importantísimo tu punto adicional. El líder debe tener bastante claro como será la transición de este puesto.
Gracias!
Me parecio un articulo muy interesante y de hecho lo pondre en practica al pie de la letra!
Excelente
Gracias por este articulo, me parece bueno, tambien las criticas que al final son constructivas para todos.
De hecho tengo la dificil tarea de anunciar el despido a personal a mi cargo y estoy de acuerdo en que debe venir directamente del jefe, mas no de RRHH. El jefe es quien realmente decide sobre el desempeño del empleado, porque esta todos los dias evaluando las habilidades del empleado, (conocimiento, habilidad y ACTITUD). RRHH no puede estar presente en todas las areas para decidir concretamente.
Por el lado del empleado se sentira mejor sabiendo que la decision se la dan directamente en su area de trabajo, mas no disfrazado por procesos o comunicado por otra persona que no lo conoce suficiente para tomar la decision.
Saludos a todos y exitos en su gestion.
Olá Walter,
Exactamente… no debemos escapar de nuestras responsabilidades en el difícil momento del despido.
En realidad creo que cada situación de despido aumenta la experiencia del líder, que aprenderá cada vez más la dimensión “humana” del liderazgo.
Saluods!
Luiz
Muy buen articulo, lo pondre en practica, pues estuve buscando la manera como despedir a mi secretaria , puesto q aparte de trabjar en la empresa, es conocida mia y esto se me hace mas dificil de lo que puede ser… me comentan que debo tener sangre fria puesto q en muchas ocaciones hable con ella y le pedi q cambiara su actitud, pero fue en vano, la situacion se me escapo d las manos y ahora aqui esta el resultado, UN DESPIDO, cosa q no e agradable para nadie… Gracias por sus recomendaciones.
Susan, es realmente um momento dificil, especialmente porque en este caso se mezclan relaciones profesionales con personales. Pero si la persona no corrige su actitude, no hay mucho que hacer. Buena suerte!
Muy bueno el articulo y el tema expuesto… en estos momentos estoy al borde de un ataque de stress por las dudas que tengo sobre el tema,,, he abierto un local y puse a trabajar a mi primer empleado, nunca antes tuve uno, y a 3 semanas de haberlo contratado estoy seguro de que no sirve para el trabajo, sus conocimientos están bien, pero no hay día que llegue temprano y no es para nada rápido en realizar su trabajo… mi duda es de quien es la culpa de esto, si mía (quizás no fui claro en mis exigencias, o fui claro pero no autoritario o quizás no este cómodo con su remuneración) o la de el que se maneja con sus tiempos… estas dudas me hacen dudar de mi fundamentacion al momento de darle la noticia… que tendría que evaluar en este caso?
Jorge, te sugiero que tengas una plática con el empleado y dejes MUY CLARO en lo que tiene que mejorar para continuar en el empleo.
Al hablar con él, debes ser muy transparente para que no queden dudas sobre su desempeño y su situación. Puedes entonces darle um plazo para mejorar, y quien sabe no tendrás que despedirlo.,
Si ya tomaste la decisión, nunca digas que la culpa fue tuya. Asume tu decisión y dale informaciones para que pueda mejorar en otro empleo. Solo después debes evaluar donde te equivocaste para que la proxima contratación seja mejor.
Saludos!