En la ejecución de nuestros proyectos, normalmente hay una verdadera ensalada de personajes e intereses. Algunos apoyan el proyecto, otros lo quieren ver fracasar. Algunos entienden que métodos y procesos pueden traer productividad y control, mientras otros los consideran una burocracia desnecesaria.
En este contexto, la comunicación es un factor esencial para obtener mejores resultados y seguir adelante con el crecimiento de la empresa sin mayores tropiezos.
El líder debe tener objetividad en su comunicación. El hecho es que no siempre la información que necesita llegará de forma directa y clara. Debido a esto, sugiero lo siguiente:
1) Haz preguntas difíciles. Es muy confortable hacer una reunión en la cual no hay cuestionamientos… pero también es totalmente inútil. El buen líder sabe hacer preguntas difíciles, que realmente buscan la situación real de las actividades, exponen riesgos y sacan el equipe de la zona de confort. La falsa sensación de control es uno de los mayores problemas que el líder puede tener.
2) No aceptes respuestas incompletas. No es tan difícil darte cuenta cuando te están ocultando la información completa. Insiste hasta obtener respuestas claras (con las preguntas difíciles) y muestra que no estás para juegos.
3) Formaliza lo necesario. A nadie le gusta usar su tiempo para escribir correos y reportes, pero estos son necesarios. Es responsabilidad del líder definir un plan de comunicación que permita lo mínimo de formalidad, pero sin perder el registro adecuado de las informaciones importantes del proyecto. Recuerda que la información bien documentada aumenta la responsabilidad de los involucrados.
4) Descubre quien es quien. El análisis de los involucrados en los procesos (internos y externos) es importante para preparar tu comunicación. Cuando sabes quien se encaja en cada uno de los perfiles que describí en el primer párrafo, lograrás adaptar tu comunicación para obtener lo mejor de cada uno.
5) Debes dar seguimiento. En inglés existe la expresión “head fake”, que es aquella situación en la cual se discute algo en una reunión, todos muestran que están de acuerdo moviendo la cabeza, pero después de la reunión es como si nada hubiera sido definido. Creo que todos saben de lo que estoy hablando. Cuando el líder tiene una comunicación eficiente con el equipo y da seguimiento estricto a todas las decisiones y actividades del proyecto, el equipo entenderá que tendrá que ser responsable por sus acciones y actitudes.
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