Priorización de Actividades

Publicado en 25. Dec, 2007 por en Gestión del Tiempo, Organización Personal, Productividad


Recientemente vi una presentación en Google Video sobre Gestión del Tiempo. Esta presentación fue dada por Randy Pausch, profesor de la universidad Carnegie Mellon, en Estados Unidos. Los conceptos presentados no son altamente innovadores o radicales, pero hay un detalle importante que nos hace pensar: Randy tiene cáncer, y los médicos le dijeron que aún tendría 3 a 6 meses de buena salud. Aún con esta situación, Randy mantiene una actitud positiva, y dos da excelentes sugerencias para usar mejor el tiempo (algo que él mismo dice que está haciendo muy bien ahora).

En el próximo artículo detallaré algunas de las sugerencias dadas por Randy, pero en este texto voy a destacar una herramienta extremamente simple de priorización de actividades, pero que nos ayuda a pensar si estamos haciendo lo que realmente deberíamos estar haciendo en cada momento.

Vean el cuadro a seguir:

priorizacion-de-actividades-1

La idea es categorizar todas tus actividades en Urgente o No Urgente, y Muy Importante o Poco Importante.

Siempre que veas tu lista (física o mental) de cosas que tienes que hacer, ejecuta siempre primero las urgentes e importantes (claro, esto es obvio). A seguir, mucha gente cuida de las tareas urgentes, pero que no son importantes. En realidad esta no es la actitud más productiva. Antes de tratar de estas tareas, lo ideal sería cuidar de las que no son urgentes, pero son importantes.

Las razones para esto son simples:

  • Si algo es urgente, pero no importante, probablemente no hacerlo en aquel momento no tendrá repercusiones significativas. Al ejecutar tareas importantes, aunque no sean urgentes, estarás moviendo aspectos que tendrán mayor impacto en tu vida.
  • La mayoría de nosotros siempre tiene una lista gigantesca de cosas para hacer. Si no damos atención a las cosas importantes y no urgentes, estaremos amarrados con otras actividades de menor importancia hasta que las importantes se vuelvan urgentes y tengas que realizarlas con mayor prisa y menor calidad.

Por lo tanto, tu objetivo debe ser que las tareas importantes nunca se vuelvan urgentes.

Por ejemplo, puedes tener en tu lista las siguientes tareas:

  • Arreglar tu oficina, que está un verdadero caos: Esta tarea es urgente (te sientes perdido en el desorden) pero no es importante (dejarla para algunos días más tarde no hará mucha diferencia).
  • Marcar una junta con un cliente potencial: Esta tarea no es urgente (no perderás el cliente si aguardas algunos días) pero es importante (puede generar negocios y nuevas actividades para tu empresa).

En este ejemplo queda relativamente claro que la segunda tarea es la que debes hacer. En el día a día esto no se siempre tan claro, pero cabe a ti determinar cuáles son los efectos e impactos de cada actividad, priorizarlas adecuadamente, y ejecutar primero aquellas de verdadera importancia

Compartelo:
  • Meneame
  • BlogMemes Sp
  • BarraPunto
  • Bitacoras.com
  • Digg
  • del.icio.us
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • LinkedIn
  • StumbleUpon
  • Technorati
  • Mixx
  • TwitThis
  • Print this article!
  • E-mail this story to a friend!

Tags: ,

Deja un comentario