ConGestion

Seguramente ya participaste de varias reuniones formales en tu carrera. En estas juntas, hay una pauta definida, se hace una minuta y las decisiones son formalizadas. Cuando lideradas y coordinadas correctamente, hay una sensación de eficiencia y productividad.

¿Ya te detuviste para pensar si tus reuniones informales y otros encuentros profesionales tienen la misma calidad de resultados? ¿Estás gastando tiempo desnecesario? Algunos problemas que pueden ocurrir y bajar tu productividad en estas situaciones son:

• Olvido de temas importantes
• Pérdida de concentración en los temas críticos
• Falta de preparo de los participantes sobre los temas discutidos
• Puntos de vista excesivamente diferentes
• Expectativas conflictivas sobre cual debe ser el resultado de la reunión
• Disponibilidad de tiempo de los participantes

Una práctica que ayuda a optimizar las reuniones y encuentros profesionales más cortos e informales es el envió de emails preparatorios. Esto nada más es que un simple mensaje con el siguiente contenido:

• Temas que serán discutidos
• Expectativa de disponibilidad de informaciones sobre los temas
• Tiempo disponible para la ocasión
• Validar los temas arriba con los otros participantes

Este mensaje debe ser bastante breve y objetivo, y no debe ser el inicio de la discusión de los temas de la reunión. El envío de este e-mail preparatorio ayudará a tornar el encuentro mucho más ágil y productivo, y puede hacer tú día a día más eficiente con clientes, proveedores, colegas y hasta en tus encuentros de networking. Lleva contigo una copia del e-mail, porque te servirá de guía y base para la plática.

Recientemente adopté esta costumbre, y se ha mostrado bastante útil. Son pocos minutos que se gastan para escribir un e-mail, que pueden generar una gran economía de tiempo en el encuentro.

Entretanto, hay que tener algunos cuidados al adoptar esta costumbre:

• La idea es usar esta herramienta para optimizar reuniones cortas, platicas de negocios y otros eventos que no demandan una formalización más tradicional. No la uses si solo quieres sacar una duda con el colega del piso de abajo… esto te dará la imagen de un burrocrata.
• No pienses que esto resuelve la comunicación en reuniones más detalladas y formales, que muchas veces exigen un registro y distribución más adecuados de las informaciones.
• Debes ser flexible. Usa esta sugerencia para dar más agilidad a tus actividades, y no para guiar tu vida. Deja espacio para temas fuera de la intención inicial, pues son en ellas que muchas veces aparecen las mejores ideas y oportunidades.

(y aprovechando que les estoy diciendo que usen más el correo electronico, lean este excelente guía de uso del correo electrónico en la empresa)