Reunión de Proyecto | ConGestión

Reuniones de Proyecto Eficientes

Publicado en 20. Apr, 2009 por Luiz de Paiva en Productividad, Proyectos

Todo gerente de proyecto ya debe haber pasado por esta situación: entras para coordinar una reunión de proyecto, y durante la discusión de los temas que deben ser resueltos la discusión sale de control y se vuelve un intercambio de acusaciones y actitudes defensivas entre los participantes. De repente, no se trata más de buscar soluciones, se trata de identificar culpados e inocentes. Si aún no viviste esta situación, entiende que es más común de lo que imaginas, especialmente en empresas que no tienen una fuerte cultura de transparencia y responsabilidad.

El gerente que lidera la reunión de proyecto debe conocer este tipo de situación, saber identificar los síntomas de que la reunión camina para el desastre y tomar acciones correctivas para mantener los objetivos de la discusión. De otra forma, se puede llegar a las siguientes consecuencias:

falta de unión del equipo
desconfianza mutua
pérdida de tiempo
pérdida de foco
pérdida de productividad

Existen varias actitudes y acciones que el gerente de proyecto puede tomar para eliminar o por lo menos mitigar al máximo este tipo de situación. A seguir están algunas sugerencias:

1. Evitar ansiedad con los errores cometidos.

Si la reunión va a tratar de soluciones para los errores cometidos, el gerente no debe comunicar que el objetivo será, por ejemplo “resolver el retraso causado por el equipo de desarrollo”. Sería mucho mejor decir “buscar soluciones para mantener el deliverable X dentro del plazo.

La diferencia es muy sutil, y hasta puede parecer tontería, pero la primera opción crea una ansiedad sobre la discusión que será generada, establece un clima negativo en la reunión y hace con que los participantes lleguen “armados”.

2. Preparar adecuadamente la pauta.

Además de poner el foco en las soluciones, el gerente de proyecto debe estructurar la pauta para que temas potencialmente explosivos no estén en el comienzo de la reunión. Si no logra controlar los ánimos, no solo perderá el tiempo dedicado a otros temas importantes, pero también tendrá que administrar la negatividad en el resto de la junta.

3. Dejar la discusión sobre culpas y errores para pláticas individuales.

Exponer los errores de miembros del equipo durante la reunión es totalmente improductivo y genera inmediatamente las consecuencias que describí anteriormente. No que el error deba ser olvidado, pero debe ser tratado de forma privada con el equipo o el colaborador que lo cometió.

4. Impedir discusiones que amenazan volverse acusaciones.

A línea entre una discusión productiva y el inicio de una pelea es muy tenue. Una palabra mal dicha por uno de los participantes puede desencadenar reacciones defensivas y ofensivas. Cabe al gerente de proyecto que está coordinando la reunión quedarse muy atento a las primeras señales de cambio de foco para interferir y dar nueva dirección a la conversación.

También es importante, en el momento en que se defina un plan de acción en un tema difícil, cerrar el asunto y partir para el próximo sin permitir charlas paralelas que puedan llevar a caminos indeseados.

5. Documentar lecciones aprendidas sin dar nombres a los culpados.

Si durante la reunión se está aprovechando para documentar lecciones aprendidas, ellas nunca deben quedarse asociadas a un error cometido por una persona o un grupo.

Nuevamente, se trata de poner el foco en las soluciones para que los problemas no vuelvan a ocurrir, y no en apuntar quien es el individuo que falló y que no debe participar en proyectos futuros.

6. Ponerse como corresponsable por la falla.

El gerente de proyecto debe asumir la responsabilidad por los éxitos y fracasos de su proyecto junto con el equipo. Ponerse en la línea de fuego cuando algo no está bien muestra profesionalismo e inspira respecto en los miembros del equipo. Aún cuando la falla haya sido individual e el gerente no pudiera haber hecho nada, él nunca debe exentarse e indicar culpados.

Compartelo: