Entretanto, tenemos que aceptar la realidad: hay ciertos momentos en los cuales nuestro cuerpo y mente realmente se recusan a ejecutar las tareas que definimos como prioritarias.  Por más que luchemos, no hay café o Red Bull que te fuerce a realizar el trabajo correctamente.

Es obvio, somos humanos, y no máquinas que logran estar todo el tiempo encendidas y funcionando en niveles constantes.  Por lo tanto, si estás pasando por una situación así, la solución es simple: PROCRASTINA!!

Ya que no vas a hacer tu tarea principal, te doy a seguir algunas sugerencias de cómo aprovechar bien tu tiempo de procrastinación:

Descansar la Mente

Deja de trabajar,  acuéstate un rato (si tienes donde), sal a caminar, lee algo no relacionado a tu actividad profesional.   Talvez la procrastinación se esté generando por un desgaste físico-mental.  Este descanso es en realidad la mejor actitud para regresas a tu actividad con la energía necesaria para una mayor productividad.

Pensar en Proyectos con Paciencia

Debes tener varios proyectos personales y profesionales que planeas realizar, o alguna idea que aún no lograste desarrollar.  Rompe tu ritmo del dia a dia y concentrate en del desarrollo de ideas, si posible bloqueando cualquier interferencia externa, y verás como este tiempo “perdido” puede tornarse el primer paso de iniciativas muy buenas.

Organizar tu Caos

Si eres como la mayoría de las personas, tienes mucha cosa para poner en orden.  E-mails, papeles, archivos, cajones, tu maleta… talvez todos merezcan un poco de tu atención.  Aprovecha estos momentos de baja productividad para organizar algunas cosas y deja los de alta productividad para actividades más importantes.

Aprender

Navega un poco en internet, lee artículos sobre tu profesión, participa de algunas redes sociales de tu área y termina aquel libro que empezaste hace tanto tiempo.   Aprende mientras refrescas tu mente para el próximo maratón de actividades.

Desarrollar Contactos y Hacer Networking

Llama a un amigo o colega, escribe algunos e-mails para contactos profesionales, almuerza con alguien.  Como no vas a producir mucho de cualquier forma, nada como reforzar tu networking.

Solo ten cuidado para que esto no se vuelva una regla.  La procrastinación es natural y puede ser bien aprovechada, pero esto no debe ser usado como excusa cada vez que quieres huir de tus responsabilidades.

Por lo tanto, en la dosis correcta, Viva la Procrastinación!!

¿Ya te detuviste para pensar si tus reuniones informales y otros encuentros profesionales tienen la misma calidad de resultados? ¿Estás gastando tiempo desnecesario? Algunos problemas que pueden ocurrir y bajar tu productividad en estas situaciones son:

• Olvido de temas importantes
• Pérdida de concentración en los temas críticos
• Falta de preparo de los participantes sobre los temas discutidos
• Puntos de vista excesivamente diferentes
• Expectativas conflictivas sobre cual debe ser el resultado de la reunión
• Disponibilidad de tiempo de los participantes

Una práctica que ayuda a optimizar las reuniones y encuentros profesionales más cortos e informales es el envió de emails preparatorios. Esto nada más es que un simple mensaje con el siguiente contenido:

• Temas que serán discutidos
• Expectativa de disponibilidad de informaciones sobre los temas
• Tiempo disponible para la ocasión
• Validar los temas arriba con los otros participantes

Este mensaje debe ser bastante breve y objetivo, y no debe ser el inicio de la discusión de los temas de la reunión. El envío de este e-mail preparatorio ayudará a tornar el encuentro mucho más ágil y productivo, y puede hacer tú día a día más eficiente con clientes, proveedores, colegas y hasta en tus encuentros de networking. Lleva contigo una copia del e-mail, porque te servirá de guía y base para la plática.

Recientemente adopté esta costumbre, y se ha mostrado bastante útil. Son pocos minutos que se gastan para escribir un e-mail, que pueden generar una gran economía de tiempo en el encuentro.

Entretanto, hay que tener algunos cuidados al adoptar esta costumbre:

• La idea es usar esta herramienta para optimizar reuniones cortas, platicas de negocios y otros eventos que no demandan una formalización más tradicional. No la uses si solo quieres sacar una duda con el colega del piso de abajo… esto te dará la imagen de un burrocrata.
• No pienses que esto resuelve la comunicación en reuniones más detalladas y formales, que muchas veces exigen un registro y distribución más adecuados de las informaciones.
• Debes ser flexible. Usa esta sugerencia para dar más agilidad a tus actividades, y no para guiar tu vida. Deja espacio para temas fuera de la intención inicial, pues son en ellas que muchas veces aparecen las mejores ideas y oportunidades.

(y aprovechando que les estoy diciendo que usen más el correo electronico, lean este excelente guía de uso del correo electrónico en la empresa)

En el próximo artículo detallaré algunas de las sugerencias dadas por Randy, pero en este texto voy a destacar una herramienta extremamente simple de priorización de actividades, pero que nos ayuda a pensar si estamos haciendo lo que realmente deberíamos estar haciendo en cada momento.

Vean el cuadro a seguir:

La idea es categorizar todas tus actividades en Urgente o No Urgente, y Muy Importante o Poco Importante.

Siempre que veas tu lista (física o mental) de cosas que tienes que hacer, ejecuta siempre primero las urgentes e importantes (claro, esto es obvio). A seguir, mucha gente cuida de las tareas urgentes, pero que no son importantes. En realidad esta no es la actitud más productiva. Antes de tratar de estas tareas, lo ideal sería cuidar de las que no son urgentes, pero son importantes.

Las razones para esto son simples:

• Si algo es urgente, pero no importante, probablemente no hacerlo en aquel momento no tendrá repercusiones significativas. Al ejecutar tareas importantes, aunque no sean urgentes, estarás moviendo aspectos que tendrán mayor impacto en tu vida.
• La mayoría de nosotros siempre tiene una lista gigantesca de cosas para hacer. Si no damos atención a las cosas importantes y no urgentes, estaremos amarrados con otras actividades de menor importancia hasta que las importantes se vuelvan urgentes y tengas que realizarlas con mayor prisa y menor calidad.

Por lo tanto, tu objetivo debe ser que las tareas importantes nunca se vuelvan urgentes.

Por ejemplo, puedes tener en tu lista las siguientes tareas:

• Arreglar tu oficina, que está un verdadero caos: Esta tarea es urgente (te sientes perdido en el desorden) pero no es importante (dejarla para algunos días más tarde no hará mucha diferencia).
• Marcar una junta con un cliente potencial: Esta tarea no es urgente (no perderás el cliente si aguardas algunos días) pero es importante (puede generar negocios y nuevas actividades para tu empresa).

En este ejemplo queda relativamente claro que la segunda tarea es la que debes hacer. En el día a día esto no se siempre tan claro, pero cabe a ti determinar cuáles son los efectos e impactos de cada actividad, priorizarlas adecuadamente, y ejecutar primero aquellas de verdadera importancia

Para la mayoría de nosotros, estas preguntas son suficientes para empezar a pensar en todas las actividades personales que debemos realizar en cortos espacios de tiempo. Parece que nunca hay tiempo suficiente para hacer todo lo que debemos o queremos.

Existen inúmeros libros, revistas y websites que dicen como debes organizarte y aprovechar mejor tu tiempo. Algunas sugerencias son simples, otras complejas. En mi opinión, son las simples las que causan el mayor efecto. No quiero decir que las complejas no son validas, pero cuanto más complicada sea la forma de organización, menos personas tendrán la disciplina necesaria para adoptarla.

En mis lecturas sobre el tema y aplicación de diversos métodos de organización, aprendí que existen algunos principios básicos que se aplican a cualquiera… y que son siempre sugerencias realmente simples pero eficaces.

Por lo tanto, mis 3 conceptos básicos para que te organices mejor son:

1) Necesitas usar un método. No importa cómo te organizas, lo importante es que te organices. Algunos usan pequeños apuntes en post-its, otros prefieren herramientas en internet – esto depende de cada uno. Entretanto, si no tienes ningún método de organización, seguramente perderás informaciones, compromisos y tareas. Planifica y ejecuta.

Existen algunos métodos reconocidos, como GTD – Getting Things Done. Personalmente, no uso ninguno de estos métodos. Desarrollé mi propia forma de organización usando mapas mentales (con un software). Lo importante es que descubras una forma que se adapte mejor a tu forma de ser y que puedas seguir sin demasiado esfuerzo.

2) La disciplina es obligatoria. La importancia de tener un método que se adapte a tu estilo es que debes seguirlo. Si no tienes la disciplina necesaria o eres rehen de la procrastinación, no mantendrás las informaciones actualizadas y la organización pierde sentido.

Informaciones en tu cabeza son informaciones en riesgo. No confíes en tu memoria, por mejor que sea. Ignorar la disciplina de la organización por la prisa, e intentar recordar todo creyendo que “esta vez no lo olvidaré” es un error común (ya lo cometí más de una vez). Ten en tu bolsillo un pequeño bloc de apuntes, usa tu PDA o el grabador de voz de tu móvil, pero no almacenes las informaciones en tu mente.

3) No hagas más de una tarea al mismo tiempo. Cuando intentas hacer varias cosas simultáneamente, tu tiempo total para completar el conjunto de actividades será mayor. Si no te puedes dar el lujo de trabajar algunas horas en una única tarea, el secreto es dividir cada actividad en tareas menores para que cada una pueda ser ejecutada por completo en un tiempo menor.

La organización personal no debe volverse una tortura. Cuando esto ocurre, inevitablemente la persona termina abandonando estructura de informaciones. Afortunadamente, también es más simple de lo que parece. Mejor aún, no necesitas definir hoy la estructura que vas a usar en el largo plazo… toma los primeros pasos para poner tu vida en orden y mejora gradualmente el proceso. Eventualmente encontrarás la formula que funciona perfectamente para ti.