En el próximo artículo detallaré algunas de las sugerencias dadas por Randy, pero en este texto voy a destacar una herramienta extremamente simple de priorización de actividades, pero que nos ayuda a pensar si estamos haciendo lo que realmente deberíamos estar haciendo en cada momento.

Vean el cuadro a seguir:

La idea es categorizar todas tus actividades en Urgente o No Urgente, y Muy Importante o Poco Importante.

Siempre que veas tu lista (física o mental) de cosas que tienes que hacer, ejecuta siempre primero las urgentes e importantes (claro, esto es obvio). A seguir, mucha gente cuida de las tareas urgentes, pero que no son importantes. En realidad esta no es la actitud más productiva. Antes de tratar de estas tareas, lo ideal sería cuidar de las que no son urgentes, pero son importantes.

Las razones para esto son simples:

• Si algo es urgente, pero no importante, probablemente no hacerlo en aquel momento no tendrá repercusiones significativas. Al ejecutar tareas importantes, aunque no sean urgentes, estarás moviendo aspectos que tendrán mayor impacto en tu vida.
• La mayoría de nosotros siempre tiene una lista gigantesca de cosas para hacer. Si no damos atención a las cosas importantes y no urgentes, estaremos amarrados con otras actividades de menor importancia hasta que las importantes se vuelvan urgentes y tengas que realizarlas con mayor prisa y menor calidad.

Por lo tanto, tu objetivo debe ser que las tareas importantes nunca se vuelvan urgentes.

Por ejemplo, puedes tener en tu lista las siguientes tareas:

• Arreglar tu oficina, que está un verdadero caos: Esta tarea es urgente (te sientes perdido en el desorden) pero no es importante (dejarla para algunos días más tarde no hará mucha diferencia).
• Marcar una junta con un cliente potencial: Esta tarea no es urgente (no perderás el cliente si aguardas algunos días) pero es importante (puede generar negocios y nuevas actividades para tu empresa).

En este ejemplo queda relativamente claro que la segunda tarea es la que debes hacer. En el día a día esto no se siempre tan claro, pero cabe a ti determinar cuáles son los efectos e impactos de cada actividad, priorizarlas adecuadamente, y ejecutar primero aquellas de verdadera importancia

Para la mayoría de nosotros, estas preguntas son suficientes para empezar a pensar en todas las actividades personales que debemos realizar en cortos espacios de tiempo. Parece que nunca hay tiempo suficiente para hacer todo lo que debemos o queremos.

Existen inúmeros libros, revistas y websites que dicen como debes organizarte y aprovechar mejor tu tiempo. Algunas sugerencias son simples, otras complejas. En mi opinión, son las simples las que causan el mayor efecto. No quiero decir que las complejas no son validas, pero cuanto más complicada sea la forma de organización, menos personas tendrán la disciplina necesaria para adoptarla.

En mis lecturas sobre el tema y aplicación de diversos métodos de organización, aprendí que existen algunos principios básicos que se aplican a cualquiera… y que son siempre sugerencias realmente simples pero eficaces.

Por lo tanto, mis 3 conceptos básicos para que te organices mejor son:

1) Necesitas usar un método. No importa cómo te organizas, lo importante es que te organices. Algunos usan pequeños apuntes en post-its, otros prefieren herramientas en internet – esto depende de cada uno. Entretanto, si no tienes ningún método de organización, seguramente perderás informaciones, compromisos y tareas. Planifica y ejecuta.

Existen algunos métodos reconocidos, como GTD – Getting Things Done. Personalmente, no uso ninguno de estos métodos. Desarrollé mi propia forma de organización usando mapas mentales (con un software). Lo importante es que descubras una forma que se adapte mejor a tu forma de ser y que puedas seguir sin demasiado esfuerzo.

2) La disciplina es obligatoria. La importancia de tener un método que se adapte a tu estilo es que debes seguirlo. Si no tienes la disciplina necesaria o eres rehen de la procrastinación, no mantendrás las informaciones actualizadas y la organización pierde sentido.

Informaciones en tu cabeza son informaciones en riesgo. No confíes en tu memoria, por mejor que sea. Ignorar la disciplina de la organización por la prisa, e intentar recordar todo creyendo que “esta vez no lo olvidaré” es un error común (ya lo cometí más de una vez). Ten en tu bolsillo un pequeño bloc de apuntes, usa tu PDA o el grabador de voz de tu móvil, pero no almacenes las informaciones en tu mente.

3) No hagas más de una tarea al mismo tiempo. Cuando intentas hacer varias cosas simultáneamente, tu tiempo total para completar el conjunto de actividades será mayor. Si no te puedes dar el lujo de trabajar algunas horas en una única tarea, el secreto es dividir cada actividad en tareas menores para que cada una pueda ser ejecutada por completo en un tiempo menor.

La organización personal no debe volverse una tortura. Cuando esto ocurre, inevitablemente la persona termina abandonando estructura de informaciones. Afortunadamente, también es más simple de lo que parece. Mejor aún, no necesitas definir hoy la estructura que vas a usar en el largo plazo… toma los primeros pasos para poner tu vida en orden y mejora gradualmente el proceso. Eventualmente encontrarás la formula que funciona perfectamente para ti.

Aunque no tenga un kit mágico de gestión del tiempo para transformar tu vida, puedo dar algunas sugerencias e ideas que adopté y produjeron buenos resultados en mis tareas.

Empieza a oír Podcasts. Son excelentes para transformar tiempo perdido en útil. Puedes escucharlos en el carro, el gimnasio o cualquier otra situación que involucre una espera. Siempre puedes aprender algo nuevo o generar una nueva idea.

Ten algo para leer cerca de ti. Siempre tengo una revista de negocios o algo del trabajo cerca de mí en la casa, la oficina y el carro. Un simple espacio de 5 minutos puede ser suficiente para leer un artículo interesante o adelantar algunas ideas sobre una tarea profesional.

¿Necesitas concentrarte? Apaga todas las distracciones. Si tengo que escribir un correo grande o un reporte importante, normalmente desconecto el cable de red de la computadora, cierro la puerta de la sala y algunas veces hasta apago el móvil. Nadie va a morirse porque desapareciste 20-30 minutos, y tu trabajo será hecho con mayor velocidad y calidad.

Ten algo para registrar ideas y recordatorios. Te sentirás mucho mejor pasando todos los pensamientos y preocupaciones de tu cabeza para un papel u otro medio. Además de casi siempre tener conmigo algo para apuntar, uso el grabador de voz de mi móvil para registrar algo importante cuando no es posible escribir.

Adapta tus actividades a tus niveles de energía. Algunas personas tienen más energía en la mañana, otras en la noche. Deja el trabajo burocrático para los momentos en que tu energía está en el punto más bajo, porque no tendrás que pensar mucho, y aprovecha tu alta energía para trabajo más importante y desafiador. Puedes leer un poco más sobre esto aquí.

No empieces algo a menos que pretendas acabarlo. Tu mente toma algún tiempo para ajustarse a una nueva actividad. Por lo tanto, gasta este tiempo solamente una vez, terminando cualquier cosa que empieces.

No gastes mucho tiempo con algo que está bloqueado. Esta es la excepción a la regla arriba. Si no logras encontrar la solución a un problema, haz algo diferente, y regresa más tarde a este problema con ideas frescas.

Descansa. Si solo descansas cuando estás agotado, quiere decir que parte de tu trabajo fue realizado cerca del agotamiento, y tu productividad estaba comprometida.

Créeme, es no sucederá… si un día realmente tiene tiempo, probablemente le dará flojera.

Además de la cuestión estética, el desorden aumenta el riesgo de que pierdas cosas importantes, o que por lo menos pierdas mucho tiempo buscando lo que necesitas.

Muchos acaban guardando cosas inútiles, con miedo de necesitarlas en el futuro, aumentando aún más el desorden.

A seguir están algunos tips para tu organización personal:

• Lo más importante es no dejar nada para después. La mejor forma de mantener tu organización es haciéndola parte de tu día a día. Guarda tus cosas en el lugar correcto inmediatamente después de usarlas.

• Toma algunos minutos de tu día para organizar lo que se acumule. Normalmente 10 minutos bien dedicados por la mañana son suficientes para organizar lo que quedó del día anterior. Resiste a la tentación de llegar a la oficina y empezar a trabajar antes de hacer esta actividad, porque más tarde probablemente te faltará tiempo.

• Prepara carpetas organizadas por temas para tus papeles. Deja estas carpetas en un lugar de fácil acceso. Es importante tener un criterio lógico para organizar los temas, o pasarás a perder tiempo buscando donde debes guardar cada cosa (que tal un mapa mental?)

• Tira a la basura todo lo que no necesites. Si no logras pensar en una buena razón para guardar un artículo, probablemente no lo necesitarás. Si la duda es muy fuerte, crea un archivo muerto y guárdalo donde no te estorbará.

• Escanea los documentos que puedas. Los documentos digitales pueden sustituir el archivo muerto, y también ayudarte a mantener informaciones que usas frecuentemente fácilmente accesibles.

• Cajones no son basureros! El desorden escondido no significa orden. Todos tus espacios deben estar bien organizados.

• Cuidado con los post-its. Si tu mesa tiene decenas de ellos pegados por todas partes, dejan de ser útiles. Existen herramientas de software (gratuitas) para organizar tus apuntes, como el Google Notebook.

• Si el desorden ya se apoderó de tu espacio de trabajo, no te desesperes. Haz un plano para limpiar todo en 1-2 semanas, dedicando un poco más de tiempo cada día.

• Si la acumulación de papel durante el día sea inevitable, organiza charolas en tu mesa para cada asunto. Esto facilitará el proceso de archivo en el futuro.

• Al mantener tu organización personal en día, tu productividad crecerá considerablemente. Lo más difícil es adquirir la costumbre adecuada para este objetivo. Para esto es necesaria una buena dosis de auto-disciplina.

Aunque estas sugerencias sean más direccionadas a la vida profesional, en realidad pueden ser usadas en cualquier aspecto de tu vida personal.

Tienes otras ideas o procedimientos para organizar tus cosas? Deja tu comentario.