El gerente que lidera la reunión de proyecto debe conocer este tipo de situación, saber identificar los síntomas de que la reunión camina para el desastre y tomar acciones correctivas para mantener los objetivos de la discusión.  De otra forma, se puede llegar a las siguientes consecuencias:

• falta de unión del equipo
• desconfianza mutua
• pérdida de tiempo
• pérdida de foco
• pérdida de productividad

Existen varias actitudes y acciones que el gerente de proyecto puede tomar para eliminar o por lo menos mitigar al máximo este tipo de situación.  A seguir están algunas sugerencias:

1. Evitar ansiedad con los errores cometidos.

Si la reunión va a tratar de soluciones para los errores cometidos, el gerente no debe comunicar que el objetivo será, por ejemplo “resolver el retraso causado por el equipo de desarrollo”.  Sería mucho mejor decir “buscar soluciones para mantener el deliverable X dentro del plazo.

La diferencia es muy sutil, y hasta puede parecer tontería, pero la primera opción crea una ansiedad sobre la discusión que será generada, establece un clima negativo en la reunión y hace con que los participantes lleguen “armados”.

2. Preparar adecuadamente la pauta.

Además de poner el foco en las soluciones, el gerente de proyecto debe estructurar la pauta para que temas potencialmente explosivos no estén en el comienzo de la reunión.   Si no logra controlar los ánimos, no solo perderá el tiempo dedicado a otros temas importantes, pero también tendrá que administrar la negatividad en el resto de la junta.

3. Dejar la discusión sobre culpas y errores para pláticas individuales.

Exponer los errores de miembros del equipo durante la reunión es totalmente improductivo y genera inmediatamente las consecuencias que describí anteriormente.  No que el error deba ser olvidado, pero debe ser tratado de forma privada con el equipo o el colaborador que lo cometió.

4. Impedir discusiones que amenazan volverse acusaciones.

A línea entre una discusión productiva y el inicio de una pelea es muy tenue.  Una palabra mal dicha por uno de los participantes puede desencadenar reacciones defensivas y ofensivas.  Cabe al gerente de proyecto que está coordinando la reunión quedarse muy atento a las primeras señales de cambio de foco para interferir y dar nueva dirección a la conversación.

También es importante, en el momento en que se defina un plan de acción en un tema difícil, cerrar el asunto y partir para el próximo sin permitir charlas paralelas que puedan llevar a caminos indeseados.

5. Documentar lecciones aprendidas sin dar nombres a los culpados.

Si durante la reunión se está aprovechando para documentar lecciones aprendidas, ellas nunca deben quedarse asociadas a un error cometido por una persona o un grupo.

Nuevamente, se trata de poner el foco en las soluciones para que los problemas no vuelvan a ocurrir, y no en apuntar quien es el individuo que falló y que no debe participar en proyectos futuros.

6. Ponerse como corresponsable por la falla.

El gerente de proyecto debe asumir la responsabilidad por los éxitos y fracasos de su proyecto junto con el equipo.  Ponerse en la línea de fuego cuando algo no está bien muestra profesionalismo e inspira respecto en los miembros del equipo.  Aún cuando la falla haya sido individual e el gerente no pudiera haber hecho nada, él nunca debe exentarse e indicar culpados.

¿Ya te detuviste para pensar si tus reuniones informales y otros encuentros profesionales tienen la misma calidad de resultados? ¿Estás gastando tiempo desnecesario? Algunos problemas que pueden ocurrir y bajar tu productividad en estas situaciones son:

• Olvido de temas importantes
• Pérdida de concentración en los temas críticos
• Falta de preparo de los participantes sobre los temas discutidos
• Puntos de vista excesivamente diferentes
• Expectativas conflictivas sobre cual debe ser el resultado de la reunión
• Disponibilidad de tiempo de los participantes

Una práctica que ayuda a optimizar las reuniones y encuentros profesionales más cortos e informales es el envió de emails preparatorios. Esto nada más es que un simple mensaje con el siguiente contenido:

• Temas que serán discutidos
• Expectativa de disponibilidad de informaciones sobre los temas
• Tiempo disponible para la ocasión
• Validar los temas arriba con los otros participantes

Este mensaje debe ser bastante breve y objetivo, y no debe ser el inicio de la discusión de los temas de la reunión. El envío de este e-mail preparatorio ayudará a tornar el encuentro mucho más ágil y productivo, y puede hacer tú día a día más eficiente con clientes, proveedores, colegas y hasta en tus encuentros de networking. Lleva contigo una copia del e-mail, porque te servirá de guía y base para la plática.

Recientemente adopté esta costumbre, y se ha mostrado bastante útil. Son pocos minutos que se gastan para escribir un e-mail, que pueden generar una gran economía de tiempo en el encuentro.

Entretanto, hay que tener algunos cuidados al adoptar esta costumbre:

• La idea es usar esta herramienta para optimizar reuniones cortas, platicas de negocios y otros eventos que no demandan una formalización más tradicional. No la uses si solo quieres sacar una duda con el colega del piso de abajo… esto te dará la imagen de un burrocrata.
• No pienses que esto resuelve la comunicación en reuniones más detalladas y formales, que muchas veces exigen un registro y distribución más adecuados de las informaciones.
• Debes ser flexible. Usa esta sugerencia para dar más agilidad a tus actividades, y no para guiar tu vida. Deja espacio para temas fuera de la intención inicial, pues son en ellas que muchas veces aparecen las mejores ideas y oportunidades.

(y aprovechando que les estoy diciendo que usen más el correo electronico, lean este excelente guía de uso del correo electrónico en la empresa)

Para la mayoría de nosotros, estas preguntas son suficientes para empezar a pensar en todas las actividades personales que debemos realizar en cortos espacios de tiempo. Parece que nunca hay tiempo suficiente para hacer todo lo que debemos o queremos.

Existen inúmeros libros, revistas y websites que dicen como debes organizarte y aprovechar mejor tu tiempo. Algunas sugerencias son simples, otras complejas. En mi opinión, son las simples las que causan el mayor efecto. No quiero decir que las complejas no son validas, pero cuanto más complicada sea la forma de organización, menos personas tendrán la disciplina necesaria para adoptarla.

En mis lecturas sobre el tema y aplicación de diversos métodos de organización, aprendí que existen algunos principios básicos que se aplican a cualquiera… y que son siempre sugerencias realmente simples pero eficaces.

Por lo tanto, mis 3 conceptos básicos para que te organices mejor son:

1) Necesitas usar un método. No importa cómo te organizas, lo importante es que te organices. Algunos usan pequeños apuntes en post-its, otros prefieren herramientas en internet – esto depende de cada uno. Entretanto, si no tienes ningún método de organización, seguramente perderás informaciones, compromisos y tareas. Planifica y ejecuta.

Existen algunos métodos reconocidos, como GTD – Getting Things Done. Personalmente, no uso ninguno de estos métodos. Desarrollé mi propia forma de organización usando mapas mentales (con un software). Lo importante es que descubras una forma que se adapte mejor a tu forma de ser y que puedas seguir sin demasiado esfuerzo.

2) La disciplina es obligatoria. La importancia de tener un método que se adapte a tu estilo es que debes seguirlo. Si no tienes la disciplina necesaria o eres rehen de la procrastinación, no mantendrás las informaciones actualizadas y la organización pierde sentido.

Informaciones en tu cabeza son informaciones en riesgo. No confíes en tu memoria, por mejor que sea. Ignorar la disciplina de la organización por la prisa, e intentar recordar todo creyendo que “esta vez no lo olvidaré” es un error común (ya lo cometí más de una vez). Ten en tu bolsillo un pequeño bloc de apuntes, usa tu PDA o el grabador de voz de tu móvil, pero no almacenes las informaciones en tu mente.

3) No hagas más de una tarea al mismo tiempo. Cuando intentas hacer varias cosas simultáneamente, tu tiempo total para completar el conjunto de actividades será mayor. Si no te puedes dar el lujo de trabajar algunas horas en una única tarea, el secreto es dividir cada actividad en tareas menores para que cada una pueda ser ejecutada por completo en un tiempo menor.

La organización personal no debe volverse una tortura. Cuando esto ocurre, inevitablemente la persona termina abandonando estructura de informaciones. Afortunadamente, también es más simple de lo que parece. Mejor aún, no necesitas definir hoy la estructura que vas a usar en el largo plazo… toma los primeros pasos para poner tu vida en orden y mejora gradualmente el proceso. Eventualmente encontrarás la formula que funciona perfectamente para ti.

Aunque no tenga un kit mágico de gestión del tiempo para transformar tu vida, puedo dar algunas sugerencias e ideas que adopté y produjeron buenos resultados en mis tareas.

Empieza a oír Podcasts. Son excelentes para transformar tiempo perdido en útil. Puedes escucharlos en el carro, el gimnasio o cualquier otra situación que involucre una espera. Siempre puedes aprender algo nuevo o generar una nueva idea.

Ten algo para leer cerca de ti. Siempre tengo una revista de negocios o algo del trabajo cerca de mí en la casa, la oficina y el carro. Un simple espacio de 5 minutos puede ser suficiente para leer un artículo interesante o adelantar algunas ideas sobre una tarea profesional.

¿Necesitas concentrarte? Apaga todas las distracciones. Si tengo que escribir un correo grande o un reporte importante, normalmente desconecto el cable de red de la computadora, cierro la puerta de la sala y algunas veces hasta apago el móvil. Nadie va a morirse porque desapareciste 20-30 minutos, y tu trabajo será hecho con mayor velocidad y calidad.

Ten algo para registrar ideas y recordatorios. Te sentirás mucho mejor pasando todos los pensamientos y preocupaciones de tu cabeza para un papel u otro medio. Además de casi siempre tener conmigo algo para apuntar, uso el grabador de voz de mi móvil para registrar algo importante cuando no es posible escribir.

Adapta tus actividades a tus niveles de energía. Algunas personas tienen más energía en la mañana, otras en la noche. Deja el trabajo burocrático para los momentos en que tu energía está en el punto más bajo, porque no tendrás que pensar mucho, y aprovecha tu alta energía para trabajo más importante y desafiador. Puedes leer un poco más sobre esto aquí.

No empieces algo a menos que pretendas acabarlo. Tu mente toma algún tiempo para ajustarse a una nueva actividad. Por lo tanto, gasta este tiempo solamente una vez, terminando cualquier cosa que empieces.

No gastes mucho tiempo con algo que está bloqueado. Esta es la excepción a la regla arriba. Si no logras encontrar la solución a un problema, haz algo diferente, y regresa más tarde a este problema con ideas frescas.

Descansa. Si solo descansas cuando estás agotado, quiere decir que parte de tu trabajo fue realizado cerca del agotamiento, y tu productividad estaba comprometida.

Para esta evaluación debes buscar señales como:

• ¿El empleado muestra un desempeño bajo constantemente o la caída de productividad es reciente?
• ¿El equipo del cual es parte muestra la misma caída en el desempeño?
• ¿Los supervisores directos del empleado son líderes auténticos?
• ¿Cuantas horas el empleado trabaja por semana?
• ¿Los procesos de comunicación de la estrategia de la empresa están direccionados correctamente al empleado?
• ¿Cuantas horas de capacitación tuvo en los últimos 12 meses?
• ¿Como fue el proceso de selección del empleado?

A partir de estas cuestiones, se puede llegar próximo a las verdaderas causas de la baja productividad y tomar acciones correctivas y preventivas para mejorar el desempeño de la persona y el equipo.

Estas son algunas de las principales barreras a la productividad de tu equipo:

Función inadecuada al perfil del profesional. Si contratas una persona dinámica, automotivada y con mucha iniciativa, y la pones en un puesto aburrido y burocrático, seguramente vas a ver una caída rápida de la productividad. Al mismo tiempo, si pones un empleado pasivo e introvertido e un puesto de ventas, difícilmente verás resultados. Reconoce las diferencias entre las personas y trabaja con tu departamento de RRHH para que cada profesional esté en una posición en la cual se siente confortable y motivado.

Muchas empresas no dan la debida atención a los procesos de selección de personal, y lo hacen de una forma ineficiente y poco dirigida. La inversión en procesos de RRHH que exploren el verdadero perfil de cada candidato o empleado resultará en beneficios considerables en la productividad para la organización. Además, el líder debe participar directamente en la selección de su equipo, y no entregar la tarea completamente a RRHH.

Exceso de trabajo. Es normal que en algunos momentos específicos sea necesario un esfuerzo extra del empleado para lograr objetivos de corto plazo. El problema es cuando esto se vuelve constante. Cada persona responde de forma diferente al exceso de trabajo, pero pocos lograrán mantener el ritmo después de mucho tiempo trabajando más de 10 horas por día. El líder debe tomar actitudes fuertes (como prohibir el trabajo después de un determinado número de horas) y la organización debe adecuar su estructura de empleados a su real necesidad.

El exceso de trabajo también puede ser causado por procesos de trabajo ineficientes. Se puede mejorar la productividad del equipo, sin necesidad de contratación y sin presionarlos a trabajar excesivamente a través de la implementación de procesos inteligentes y BPM (Business Process Management).

Falta de capacitación o herramientas. Es responsabilidad de la empresa dar al empleado la capacitación y las herramientas que necesita para una buena ejecución del trabajo. Aunque la persona haya sido contratada por su experiencia y conocimiento de determinado asunto, se debe invertir constantemente en la actualización del profesional, además de reforzar otros temas en los cuales no es fuerte.

No es suficiente definir un número mínimo de horas de capacitación por empleado. Hay que asegurar que la organización está adoptando la mezcla correcta de cursos “técnicos”, directamente aplicables a la función del profesional, y cursos que mejoren su capacidad de forma general (gestión del tiempo, trabajo en equipo, análisis estratégica, etc.).

La organización también debe suministrar las herramientas adecuadas. Muchas veces se busca la economía en sistemas y herramientas, pero no se evalúa si esta economía es mayor o menor que el beneficio en productividad que podría ser obtenido con otras opciones. Lo importante aquí es que no se trata de tener las herramientas más CARAS, y sí las más ADECUADAS.

Falla en el alineamiento estratégico. Si la empresa no posee un sistema que haga el alineamiento de su estrategia a los objetivos individuales de cada empleado, no se pueden esperar muchos casos de desempeño excepcional. Esto involucra una comunicación abierta en todos los niveles de la organización y una evaluación objetivo del desempeño de los profesionales. A partir del momento en que el equipo observa que el liderazgo está dedicado a dirigir el trabajo (con objetivos mensurables), evaluar el desempeño (evitando consideraciones subjetivas) y premiar a los empleados que presenten los mejores resultados, responderá positivamente a las necesidades de la empresa (porque sabe que esto será traducido en beneficios personales).

Desgaste de largo plazo. Este desgaste puede ser causado por una combinación de factores como los detallados arriba. Además, diferencias culturales entre la empresa y el profesional, actitudes poco éticas de la organización y un liderazgo ineficiente causarán una caída en la productividad gradual en el largo plazo. Para revertir este escenario, se deben conocer las causas de descontentamiento de los empleados, y tomar actitudes de corto, mediano y largo plazos para estimular nuevamente al grupo. Cuando este desgaste está en una única persona, y esta no presenta potencial de crecimiento futuro, probablemente sea el momento de cambiarla.